تمامی فرآیندها دارای یک روند اجرایی هستند . این فرآیند به بخشهای مختلف تقسیم شده و با زمان بندی مشخص به افراد مختلف اختصاص داده و انجام می شوند. در واقع هر وظیفه در یک سازمان از وظایف کوچکتری تشکیل شده است که به طور معمول این وظایف توسط افراد مختلف انجام می شود.هر وظیفه یک روند اجرایی خاص دارد و برای انجام شدن، یک جریان خاص را در سازمان طی می کند.• در این میان 2 مشکل اساسی وجود دارد. یکی مدیریت گردش کار، که شامل انتساب وظایف به افراد مورد نظر می-باشد و دیگری مدیریت زمانی که در این میان صرف می شود تا این وظیفه پس از انجام توسط یک کارمند به کارمند مربوطۀ بعدی برسد، که مشکل دوم عامل اصلی بروکراسی در سازمانها می باشد. هدف اصلی از سیستم های مدیریت محتوا کمک به سازمان ها در حل دو مشکل ذکر شده می باشد. برای حل این مشکل ابتدا باید گردش کار و نحوۀ اجرای فرایندها در یک سازمان به دقت مورد مطالعه و سپس نمودارهای مربوط به این گردش کارها رسم شده و مورد بازبینی قرار بگیرد. در بسیاری از موارد با حذف و یا اضافه کردن بعضی موارد کاری، گردش کار در یک سازمان مورد تحول اساسی قرار گرفته و بازدهی سازمان و سرعت انجام وظایف را بهبود می بخشد.
• مديريت فرايندهاي سازمانی، تمام عناصر فناوری را برای اداره کردن چرخه گردش فرايند از لحظه معرفی تا زمان به کارگيري، اجرا، اندازه گيری، تغيير و به کارگيری مجدد، در يک طرح جامع گرد هم می آورد.
• یکی از امکانات موجود برای مدیریت گردش کار در یک سازمان سیستم مدیریت گردش کار یا همان Workflow Management می باشد. بر این اساس ابتدا نمودارهای جریان دادۀ سازمان، با توجه به جریان اطلاعاتی موجود و فرایندهای انجام شده در سازمان طراحی شده و مورد بازبینی قرار داده می شود. سپس فرایندهای بزرگ به فرآیندهای کوچکتر و با جزییات بیشتر شکسته می شوند. این فرایند بسیار شبیه فرایندی است که برای تهیۀ نمودارهای مربوط به جریان دادۀ (Data Flow Diagram) یک سازمان انجام می شود. در ابتدا DFD سطح صفر تهیه می شود. پس از آن سیستم با جزییات بیستر مورد بررسی قرار می گیرد و DFDهای سطوح 1،2،3 و ... تهیه می شوند. پس از طی این مراحل و تهیۀ نمودارهای گردش کار نهایی فرآیندها در سیستم مدیریت جریان کاری تعریف می¬شوند به گونه ای که هر وظیفه تنها نشان دهنده یک فرد انجام دهنده و نمایش دهنده زمان بندی انجام فرآیند نیز باشد. این فرایندها به کمک سیستم مدیریت گردش کار تعریف و پس از انجام پاره ای مراحل از طریق واسط گرافیکی در اختیار افراد مربوطه قرار می گیرند.
• در واقع Workflow راه حلی جامع برای مدل سازي، طراحي، اجرا، مديريت، آناليز و بهينه سازي فرآيندهاي سازماني مي باشد. اين راه حل، فرآيندهاي سازماني را با اسناد و اطلاعات، اشخاص مرتبط با فرآيند و سيستم هاي اطلاعاتي سازمان يكپارچه نموده و اين امكان را مي دهد كه يك كار از نقطه شروع تا پايان به عنوان يك فرآيند به طور كامل خودكارسازي و مديريت شود. این مدیریت معمولاً شامل چندين مولفه مرتبط با يكديگر براي مديريت اين تعامل ها مي باشد. مديريت فرايند سازمانی اين امکان را می دهد که فرايندها، در شرايطی که نيازهای سازمانی در دست تغيير و اصلاحند، مدل سازی و سپس به صورتی پويا نگهداری شوند.
• در واقع سیستم مدیریت گردش کار يك ابزار كارآمد براي طراحي و مكانيزه نمودن فرآيندهاي موجود در يك شركت و يا سازمان بصورت متمركز و اتوماتيك مي باشد. در نتيجه استفاده از اين سيستم فرآيندهاي روتين سازمان با سرعت عمل بيشتری انجام گرفته و مديريت خودکار و هوشمند گردش و پردازش اطلاعات از جمله نتايج مفيد اين ابزار می باشد. راندمان کاری در سازمان بالا رفته و در نهايت در بهره وري سازمان تاثير شاياني مي گذارد.
• هر کاربر که در واقع کارمند سازمان می باشد با ورود به سیستم، وظایف محول شده به خود را مشاهده می کند و برای انجام آنها اقدام می نماید. در واقع سیستم مدیریت جریان کاری نوع بسیار پیشرفتۀ سیستم مدیریت وظایفی است که در صفحه مربوطه به آن اشاره شده است.
ضرورت به کارگیری Workflow در یک سازمان
• تا چند سال پيش، توليد نرم افزار، مستلزم گذاشتن وقت براي پياده سازي همه مولفه هاي زيرساختي توليد نرم افزار بود و اين موضوع ضمن اينكه زمان را بسيار افزايش مي داد، هزينه و ريسك ايجاد مولفه هاي زيرساختي را نيز به پروژه هاي نرم افزاري تحميل مي كرد؛ اين خود رسيدن به هدف غائي پروژه كه دستيابي به برنامه كاربردي خاص براي منظوري خاص بود، را با زمان، هزينه و ريسك بالا مواجه مي ساخت. امروزه با ايجاد فن آوري هاي جديد ساخت سيستم هاي نرم افزاري، زمان، هزينه و ريسك پروژه هاي ساخت برنامه هاي كاربردي بسيار كاهش يافته است.
امکانات سیستم مدیریت گردش کار
1. ايجاد ، ذخيره ، بازيابي و ويرايش گردش كار و فرآيندها به صورت گرافيكي.
2. تعريف قالب محتوای اسناد و مدارک درگردش كار.
3. تعريف شروط و تصميم گيري در مراحل مختلف گردش كار و فرآيند.
4. امكان تراكنش با پايگاه داده
5. امكان مديريت و اجراي چندين فرآيند همزمان.
6. طراحي و پياده سازي پردازش هاي مورد نظر سازمان در بخش هاي مختلف گردش كار و فرآيند.
7. امكان برقراري ارتباط با بانكهاي اطلاعاتي مختلف و تصميم گيري طبق اطلاعات موجود آنها در حين گردش كار و فرآيند.
8. انجام پردازش های اتوماتيك در مراحل مختلف يك گردش كار.
9. استفاده از بروز رسانی بانك اطلاعاتي در يك گردش كار.
10. ارسال اطلاعات بصورت پست الكترونيكي در هر مرحله از گردش كار و فرآيند.
11. Import و Export يك گردش كار و فرآيند.
12. امكان معرفي چارت سازماني و منابع سازماني به موتور گردش كار.
13. قابليت استفاده در انواع سيستم هاي اتوماسيون اداري مختلف.
14. امكان استفاده از انواع فرمهاي سيستم هاي مختلف در تعريف يك فرآيند گردش كاري
15. امكان گردش كار بر روي تمامي فرمهاي سيستمهاي تحت سيستم جامع
16. امكان مشاهده مراحل گردش كاري طي شده به صورت گرافيكي و فهرستي
17. امكان تعیين مهلت پاسخ در گردش كار
مزاياي اصلي سيستم گردش كار
استفاده از سيستمهاي Workflow براي سازمانها مزاياي مستقيم و غير مستقيم متعددي را به همراه دارد. از جمله اين مزايا ميتوان به موارد زير اشاره كرد:
• حذف بروکراسی و کاغذ بازی در صورت پیاده سازی مناسب این سیستم
• مدیریت بر گردش کار کل سازمان
• مدیریت و نظارت بهتر بر عملکرد واحدهای مختلف و یا افراد مختلف در سازمان
• بهبود كارائي
• امکان برای تعامل افراد در سازمان به صورت غیر همزمان
• تخصیص خودکار و هوشمندانه منابع انسانی به فعالیتها
• استفاده از انواع روشهای اطلاعرسانی و نیز قابلیت اتصال به پایانههای ویژه محیطهای کار گروهی
• كنترل بهتر فرآيندها
• بهبود خدمات به مشتريان
• انعطاف پذيري
• بهبود فرايندهاي سازمان
• كاهش دادن هزينههاي زنجيره تامين مواد و منابع
• كوتاه نمودن زمان كل انجام یک وظیفه
• گسترده نمودن تنوع در توليد
• افزايش بهبود كيفيت
• ايجاد زمان مطمئن براي تحويل
• ساماندهي كارآمد دريافت تقاضا، توليد و تامين منابع در سطح جهاني
